Fortnox Lön [SWE]

Specifik information om Fortnox Lön

Vid filöverföring till Fortnox lön används formatet som kallas PaXML. Det här formatet innehåller inga lönearter utan inläsningen sker istället med hjälp av bokföringskontot som finns i Skovik. Dessa bokföringskonton måste läggas upp i Fortnox och kopplas till en så kallad varugrupp om utlägget och resan ska kunna läsas in. Längst ner i denna artikel finns en felsökningsguide samt en guide för hur Fortnox konfigureras för inläsning av PaXML filer.

Exportera en PaXML fil

• Gå till Export

• Fyll i formuläret på sidan enligt nedan angivna steg

Rubrik	Förklaring
Division*	Om ditt bolag har flera divisioner behöver du välja för vilken division du vill exportera data för
Format	Här väljer ni formatet PaXML
Från/Till	Här väljer ni ett datumintervall över vilka rapporter ni vill exportera. Använd er av fliken Historik för att försäkra er om att det inte finns några överlappande datum
Engångsexport*	Vissa konton kommer ha en knapp som heter Engångsexport, denna funktionen ska inte användas och kommer att plockas bort inom kort
Inkluderade	Här väljer ni vilken information rapporten ska innehålla. Det vanligaste är att ta ut en rapport med all information
Inkludera 'Varugrupp'	Denna ruta ska vara ifylld
För Fortnox	Denna ruta ska ej vara ifylld

• Klicka på den blåa Exportera knappen

• Ladda ner filen som nyss skapades. Du hittar den under rubriken Dina skapade exporter.

• Läs in filen i Fortnox genom knappen Importera löneunderlag

För tips hur du ska tänka vid exporttillfället se denna artikeln:

Export Data

Felsökning

Transaktionerna i filen läses inte in

För att PaXML filen ska läsas in korrekt krävs det en del konfigurationer i Fortnox Lön. Se stycket om Konfigurera Fortnox Lön i slutet av denna artikeln.

Saknar vissa anställdas rapporter

Dubbelkolla att alla anställda i Skovik har fått ett anställningsnummer. Detta ser du enklast genom att gå till Export och exportera formatet Användare.

Om alla anställda har ett anställningsnummer kontrollera även att dessa stämmer överens med anställningsnumren i Fortnox.

Kostnadsställen eller projekt läses inte in

För att kostnadsställen eller projekt ska läsas in korrekt krävs det att dessa finns upplagda i Fortnox. Se stycket om Konfigurera Fortnox Lön i slutet av denna artikel.

Utlägg efter ett visst datum betalas inte ut

I Fortnox Lön finns det en så kallad avvikelseperiod. Om ett utlägg inte omfattas av avvikelseperioden så kommer det betalas ut först på nästa lön. Se stycket Konfigurera Fortnox Lön för att se hur du kan ändra avvikelseperioden.

Konfigurera Fortnox Lön

1. Lägg upp alla kontonummer som finns i Skovik som utläggstyper i Fortnox. Detta görs under Inställningar --> Lön --> Utlägg. Alla kontonummer ska läggas upp både under rubriken Kod och Kontonummer.

2. Aktivera sedan de lönearterna som kommer användas, detta görs genom att tillåta lönearterna för kalenderregistrering. Gå till Inställningar --> Lönearter och koder. Sök fram lönearterna i listan och markera sedan i Ja på tillåt kalenderregistrering. OBS: kom ihåg att välja rätt personaltyp, om inläsningen avser tjänstemän måste lönearten för tjänstemän ändras.

3. Vid inläsning av milersättning och traktamente måste dessa lönearter konfigureras. Sök upp lönearterna under Inställningar --> Lönearter och koder. Gå sedan till rubriken Formler och markera Ja på Använd summa. Klicka även i Ja på Registrera summa under rubriken Registrering.

4. Om du använder kostnadsställen i Skovik så måste motsvarande kostnadsställen finnas i Fortnox. För att addera kostnadsställen gå till Inställningar --> Kostnadsställen. Markera Ja på Aktivera stöd för kostnadsställe. Registrera sedan dina kostnadsställen för att klicka på Register - Kostnadsställen.

5. Slutligen kan även avvikelseperioden i Fortnox behöva ändras. Som standard hamnar utlägg, mil och traktamente med datum som är registrerade i föregående månad på innevarande månadslön. Med andra ord så sträcker sig avvikelseperioden som standard över föregående månad. Utlägg som inte omfattas av avvikelseperioden kommer först betalas ut i samband med nästa löneutbetalning.

Exempel avvikelseperiod

Som standard sträcker sig avvikelseperioden över föregående månad. Detta innebär att månadslön Januari 2022 har avvikelseperioden 2021-12-01 till 2021-12-31. Alla utlägg och resor som läses in i Fortnox som har skett efter avvikelseperioden (d.v.s. efter 2022-01-01) kommer inte med på Janurilönen. Dessa utlägg kommer istället först betalas ut på Februarilönen.

Detta är ibland ett oönskat beteende. Ponera att du har deadline för inlämning av reseräkningar den 10e i varje månad och vill att anställda ska få ersättning för allting t.o.m. den 10e (som standard skulle den 1-10e inte komma med). I detta fall behöver du ändra på avvikeseperioden så att den börjar den 10e i föregående månad (och inte den 1a).