Deutsches Manual
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Um sich bei Skovik anzumelden, folgen Sie dem Link, den Sie in Ihrer Willkommens-E-Mail erhalten haben. Wenn Ihr Unternehmen Single-Sign-On benutzt, können Sie sich auch ohne die E-Mail über Skovik.com einloggen.
Nachdem Sie angemeldet sind, laden Sie gerne unsere App herunter. Folgen Sie den Instruktionen auf der Website oder suchen Sie einfach nach ”Skovik” im Google Play Store oder iOS App Store. Es ist nicht nötig die App zu haben, aber es wird dann einfacher Quittungen zusenden.
Sie können Ihre Quittungen direkt in der App fotografieren. Sonst können Sie die Quittungen von Ihrem Computer hochladen. Wenn Sie Quittungen per E-mail erhalten haben, können Sie diese einfach an weiterleiten, und es wird in Ihrem Konto hinzugefügt. Um eine Quittung zu bearbeiten, klicken Sie einfach auf das Foto.
Das Foto erscheint dann direkt in Skovik und die Daten wie Datum, Betrag und Kategorie werden automatisch erkannt. Manchmal kann dieser Vorgang ein paar Minuten dauern und wenn Sie nicht warten wollen können Sie die Daten auch manuell hinzufügen.
Eventuell müssen Sie auch selber noch andere Infos wie Teilnehmer oder Projektnummern einfügen, oder etwas Fehlendes ergänzen.
Klicken Sie auf Ausgabe speichern, um die Quittungen zu speichern.
Um Ihr Kilometergeld in Skovik abzurechnen, klicken Sie auf die Option “Neue Fahrtkosten“. Füllen Sie im Formular das Datum der Fahrt sowie die Ziele aus, zwischen denen Sie gereist sind. Sie können die Option “Hin- und Rückfahrt“ anklicken oder mit der +-Taste zusätzliche Stopps hinzufügen, falls zutreffend.
Skovik berechnet die Entfernung und zeigt eine Strecke auf der Karte an. Abhängig von Ihrem Beschäftigungsland müssen Sie vielleicht Ihren Fahrzeugtyp angeben oder spezifizieren, ob Sie zusätzliche Passagiere hatten. Sobald Sie alle Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf “Fahrtkosten speichern“, und Ihre Fahrt wird in Ihrem Ausgang angezeigt.
Um Ihre Reise in Skovik einzutragen, klicken Sie auf die Option “Neue Spesen“. Zuerst geben Sie einfach die besuchten Orte ein (klicken Sie auf „Besuch hinzufügen“, wenn Sie mehrere Orte besucht haben). Im nächsten Schritt geben Sie die Start- und Endzeiten ein. Wenn Ihr Unternehmen den CO₂-Fußabdruck berechnet, müssen Sie auch Informationen zu Ihrem Transportmittel angeben.
Klicken Sie auf die “Nächste”-Taste, um zum Schritt zu gelangen, indem Sie Ihre Mahlzeiteninformationen eintragen: ob Sie selbst bezahlt haben, oder ob etwas durch Ihren Arbeitgeber gedeckt wurde. Im letzten Schritt fügen Sie den Zweck der Reise und andere Informationen hinzu, die Ihr Arbeitgeber anfordert. Klicken Sie auf “Spesen speichern“, und Ihre Reise wird in Ihrem Ausgang angezeigt.
Die Quittungen, Verpflegungsmehraufwände und Fahrtkosten, die Sie gespeichert haben, erscheinen automatisch im Ausgang. Bitte überprüfen Sie, dass alles stimmt, bevor Sie auf „Abrechnung absenden“ klicken, um diese zur Genehmigung einzureichen. Sie können hier auch nur einige Belege zur Genehmigung einreichen. Klicken Sie dafür auf „Nur einzelne Positionen“ und wählen Sie die entsprechenden Belege aus. Danach können Sie Ihre Abrechnung absenden.
Sie können sich mit den selben Daten, wie im Web, auch in der App anmelden. Nachdem können Sie nun Ihre Quittungen fotografieren.
Wenn Sie Ihre Quittungen fotografiert haben, klicken Sie auf das Menü für Quittungen.
Klicken Sie dann auf die Quittung, die Sie bearbeiten möchten. Skovik hat schon die Daten automatisch ausgelesen. Wenn etwas in den Feldern fehlt oder wenn Sie z B Teilnehmer oder Projektnummern ausfüllen müssen, ergänzen Sie diese Infos einfach.
Überprüfen Sie bitte, ob alles stimmt, und klicken Sie dann Speichern in der oberen rechten Ecke. Danach finden Sie Ihre gespeicherten Quittungen unter Ausgang.
Im Ausgang sehen Sie manchmal Warnungen, wenn etwas fehlt oder nicht stimmt. Klicken Sie “Kontrolle” um diese Warnungen anzuzeigen.
Wenn alles gut aussieht und Sie zufrieden sind klicken Sie auf Abrechnung absenden.
