AirPlus/SEB/First Card Anleitung

Überblick

Unternehmen mit den genannten Firmenkarten können diese in Skovik integrieren. Der Ablauf für die Nutzer ist dabei ähnlich zum generellen Ablauf, der im Handbuch beschrieben wird, mit Ausnahme von ein paar zusätzlichen Schritten, die nachfolgend beschrieben werden.

Ausgaben mit Transaktionen verknüpfen

Eine Transaktion mit einem Beleg verknüpfen

• Tätige deinen Einkauf mit der integrierten Firmenkarte. Lade anschließend den Beleg wie gewohnt in Skovik hoch.

• Skovik ordnet die Transaktion automatisch dem Beleg zu, sobald der Kartenanbieter sie übermittelt hat. Dies kann 1 bis 3 Arbeitstage dauern. Registriere die Ausgabe erst nachdem die Verknüpfung hergestellt wurde. Dies ist für die Buchhaltung wichtig und vereinfacht den Genehmigungsprozess.

Wenn das Unternehmen auch Transaktionsautorisierungen in Skovik erhält, wird der Beleg direkt der Kartentransaktion zugeordnet. Damit kannst du bereits vorab die Ausgabe erstellen und im Ausgang speichern. Bitte warte jedoch mit dem Einreichen des Belegs, bis die Bank die Transaktion gebucht/ bestätigt hat.

• Sobald Skovik den Beleg mit der Transaktion verknüpft hat, erscheint auf dem Belegbild ein Kreditkartensymbol:

  

• Alle hochgeladenen und mit Belegen verknüpften Transaktionen findest du unter Kartenzahlungen -> Verknüpft.

• Transaktionen, die noch nicht mit einem Beleg verknüpft wurden, findest du unter Kartenzahlungen -> Nicht verknüpft. Du kannst diese noch nicht verknüpften Transaktionen als To-Do-Liste betrachten. Um diese Transaktionen zu verknüpfen, lade zuerst die entsprechenden Belege hoch. Fotografiere dazu den Beleg direkt in der App oder lade ein bereits erstelltes Foto hoch. Skovik ordnet den Beleg dann automatisch der passenden Transaktion zu. Falls dies nicht gelingt, klicke in der Übersicht der nicht verknüpften Transaktionen auf Link, um die Verknüpfung manuell herzustellen.

• Du kannst die Transaktion auch verknüpfen, indem du zuerst auf den Beleg klickst und dann auf den Button Transaktion hinzufügen.

Einen Bericht mit Kartentransaktionen erstellen

• Nach der Verknüpfung kannst du den Beleg registrieren und zur Genehmigung einreichen. Hilfe zur Belegregistrierung findest du im folgenden Artikel:

Deutsches Handbuch

Bei Firmenkreditkarten, deren Rechnung das Unternehmen bezahlt, musst du möglicherweise alle Belege einer Rechnung gemeinsam einreichen. Das Unternehmen entscheidet, ob Abrechnungen mit fehlenden Belegen eingereicht werden dürfen. Die Rechnungen findest du unter Kartenzahlungen -> Rechnungen.