Deutsches Handbuch
Handbuch für die Skovik-Website
Anmeldung bei Skovik
Um dich bei Skovik anzumelden, folge dem Link, den du in deiner Willkommens-E-Mail erhalten hast. Wenn dein Unternehmen Single-Sign-On benutzt, kannst du dich auch ohne die E-Mail über Skovik.com einloggen.
Nachdem du dich eingeloggt hast, lade gerne unsere App herunter. Folge dazu den Instruktionen auf der Website oder suche einfach nach „Skovik” im Google Play Store oder iOS App Store. Die App ist nicht zwingend notwendig, aber sie erleichtert dir die Einreichung von Quittungen.
Bearbeitung deiner Quittungen
Du kannst deine Quittungen direkt in der App fotografieren. Um Quittungen von deinem Computer aus hochzuladen, klicke auf das „Plus"-Symbol, und dann auf „Quittung hinzufügen". Wenn du Quittungen per E-Mail erhalten hast, kannst du diese einfach an [email protected] weiterleiten, und sie werden deinem Konto hinzugefügt. Um eine Quittung zu bearbeiten, klicke auf das Foto.
Sobald du auf das Foto geklickt hast, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Skovik alle Daten wie Datum, Betrag und Kategorie automatisch von der Quittung liest . Manchmal kann dieser Vorgang ein paar Minuten dauern und wenn du nicht warten willst, kannst du die Daten auch manuell ausfüllen.
Eventuell musst du auch selbst noch zusätzliche Infos wie Teilnehmer*innen oder Projektnummern hinzufügen, oder fehlende Informationen ergänzen.
Wenn du fertig bist, klicke auf „Ausgabe speichern" und deine Quittung wird im Ausgang angezeigt.
Fahrtkosten abrechnen
Um dein Kilometergeld in Skovik abzurechnen, klicke auf das „Plus"-Symbol und dann auf die Option „Neue Fahrtkosten“. Trage im Formular das Datum der Fahrt ein, sowie die Orte, zwischen denen du gereist bist. Du kannst die Option „Hin- und Rückfahrt“ anklicken oder mit der „+"-Taste zusätzliche Stopps hinzufügen.
Skovik berechnet dann automatisch die Entfernung zwischen den eingegebenen Orten und zeigt die entsprechende Strecke auf der Karte an. Abhängig von deinem Beschäftigungsland musst du vielleicht noch deinen Fahrzeugtyp oder die Anzahl der Passagiere angeben. Sobald du alle Informationen eingetragen hast, klicke auf „Fahrtkosten speichern“, und deine Fahrt wird in deinem Ausgang angezeigt.
Spesen abrechnen
Um deine Reise in Skovik einzutragen, klicke auf das „Plus"-Symbol und dann auf die Option „Neue Spesen“. Als erstes gibst du die besuchten Orte ein (klicke auf „Besuch hinzufügen“, wenn du mehrere Orte besucht hast). Im nächsten Schritt gibst du die Start- und Endzeiten an. Wenn dein Unternehmen den CO₂-Fußabdruck berechnet, musst du auch Informationen zu deinem Transportmittel angeben.
Klicke auf den „Nächste”-Button, um Informationen zu deiner Verpflegung während der Reise einzugeben: Hast du selbst für Mahlzeiten bezahlt oder wurden diese von deinem Arbeitgeber gedeckt?
Im letzten Schritt fügst du den Zweck der Reise und andere Informationen hinzu, die dein Arbeitgeber anfordert. Klicke dann auf „Spesen speichern“, und deine Reise wird in deinem Ausgang angezeigt.
Abrechnung absenden
Die Quittungen, Verpflegungsmehraufwände und Fahrtkosten, die du gespeichert hast, erscheinen automatisch im Ausgang. Bitte überprüfe, dass alles stimmt, bevor du auf „Abrechnung absenden“ klickst, um diese zur Genehmigung einzureichen. Du hast dabei auch die Möglichkeit, nur einzelne Belege zur Genehmigung zu senden. Klicke dafür auf „Nur einzelne Positionen“ und wähle die entsprechenden Belege aus. Danach kannst du deine Abrechnung absenden.
Handbuch für die App
Bearbeitung deiner Quittungen
Du kannst dich in der App mit den selben Daten wie im Web anmelden. Sobald du dich eingeloggt hast, kannst du über die App deine Quittungen fotografieren.
Wenn du deine Quittungen fotografiert hast, gehe zum Menüpunkt Quittungen. Klicke dann auf die Quittung, die du bearbeiten möchtest.
Skovik erfasst automatisch alle Daten von der Quittung. Wenn Datenpunkte fehlen sollten, oder wenn du z.B. Teilnehmer*innen oder Projektnummern hinzufügen musst, ergänze diese Infos einfach selbstständig.
Überprüfe noch einmal, ob alles stimmt, und klicke dann auf „Speichern". Deine gespeicherten Quittungen findest du in deinem Ausgang.
Abrechnung absenden
Im Ausgang werden dir eventuell Warnungen angezeigt, wenn Datenpunkte fehlen oder etwas falsch ausgefüllt wurde. Klicke auf „Kontrolle”, um diese Warnungen anzuzeigen. Wenn du die Kontrolle abgeschlossen hast, klicke auf Abrechnung absenden.
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